Un'analisi dei report visita utile sia al management che agli agenti

Una tradizione che spesso si incontra nelle aziende è la raccolta dei report visita, un modulo concepito per raccogliere informazioni a proposito delle attività svolte dal personale commerciale presso il cliente.

Nato come modulo cartaceo, è spesso trasposto su sistemi informatici come ad esempio un foglio di word, ma senza un sistema CRM è difficile pensare che questo possa avere una reale utilità, a meno di non spendere parecchio tempo a riclassificare manualmente il contenuto.


Come sempre è di primaria importanza cercare di definire gli obiettivi di massima che giustifichino il costo, notevole, per la generazione e la raccolta di queste informazioni.
L'obiettivo primario dovrebbe essere la massimizzazione delle vendite durante il ciclo di vita della relazione con il cliente, ricercando nel contempo una buona efficienza operativa della rete vendita.

In pratica, è importante aumentare il tempo utile per la vendita diminuendo il tempo speso in attività a contorno. Per questo è consigliabile catalogare la visita secondo alcuni parametri per avere una misura del tempo impiegato e altre informazioni, che possono sembrare banali, ma che aiutano a rendere più semplice l'analisi sia massima sia puntuale di queste visite.

Ecco un breve elenco delle informazioni da raccogliere:

1. Data/Ora dell'incontro, la durata non è strettamente importante
2. Le persone che si è incontrato, dato da collegare all'anagrafica dei contatti cliente
3. La ragione primaria dell'incontro, che normalmente è a sua volta un record ad esempio una opportunità
4. Il tipo di incontro: conquista, utile per utile per la prima vendita
• commerciale: per qualsiasi attività collegata ad una opportunità, come ad esempio mostrare nuovi prodotti o negoziare nuovi accordi
• gestione: attività a corredo nel rapporto, ad esempio campionature, documentali, meeting tecnici, ecc
• reclamo: le situazioni in cui il cliente necessita supporto per risolvere un problema
• altre specifiche di settore, come ad esempio il recupero crediti
5. Un punteggio sul risultato dell'incontro: consigliata una scala numerica da -2 a +2, sempre dispari
6. Uno spazio per registrare future opportunità: se compilato, aiuta a ricordare rapidamente quali opportunità vadano aperte sul cliente
7. Il luogo dell'incontro: presso sede cliente, presso nostra sede, altro
8. Presenza della competition (in varie modulazioni, a seconda del settore)

Nulla vieta di mettere altre informazioni, ma è importante che queste siano facilmente caricabili anche da uno smartphone o tablet, altrimenti potrebbe essere infattibile la raccolta sul campo da parte del personale commerciale, che troverebbe troppi ostacoli e non collaborerebbe a ragion veduta.

L'analisi di un rapporto di questo tipo risulta semplice e fornisce interessanti informazioni, come ad esempio i clienti trascurati, ovvero i clienti che non ricevono una visita commerciale da troppo tempo, come anche l'efficacia delle visite e i costi delle visite accessorie. Al contrario, un cliente eccessivamente visitato o con molte visite commerciali inconcludenti, può rivelare problemi di forza vendita o di prodotto.

In ogni caso, la cosa fondamentale è che queste analisi siano automatiche e di semplice lettura, perché il fattore chiave è la guida tempestiva della forza vendita, obiettivo raggiungibile sicuramente anche in altre forme, come ad esempio ripetuti meeting telefonici. Questi possono avere la stessa efficacia, ma non lasciano traccia alcuna né modo di applicare un processo industriale, documentato e migliorabile.