Il CRM migliora la visibilità delle vendite e aiuta nella gestione dei clienti, ma quali sono le informazioni che dovrebbero essere raccolte, per ottenere una corretta sintesi?In primis è importante che tutte le vendite siano caricate come opportunità e questo deve essere fatto già dalle prime fasi, in modo da fornire visibilità al management e permettere al CRM di farci da "segretaria elettronica" supportando e alleggerendo la nostra memoria.
L'opportunità deve contenere almeno quattro informazioni basilari, oltre ad un titolo che le identifichi e, ovviamente, il riferimento del cliente in questione:
- La tipologia
- La data di chiusura dell'opportunità
- La fase di vendita
- Quando noto, l'ammontare
La tipologia dell'opportunità
Esistono vari modi per differenziare le opportunità ed è importante farlo perchè i tempi e i processi di vendita possono essere diversi.
Alcuni esempi: una nuova vendita piuttosto che un riordino od un rinnovo, ampliamento di gamma, ampliamento di volume d'acquisto.
Questo dato non va confuso con la famiglia di prodotto, che è un dato sicuramente interessante, ma non permette di identificare lo sforzo commerciale connesso all'opportunità
La Data di Chiusura
Questa data rappresenta il momento in cui si prevede di chiudere positivamente la trattativa.
E' possibile definirla a priori se si utilizza una scala temporale sufficientemente larga, ad esempio il trimestre, perchè se da un lato non la si conosce a priori, dall'altro esiste un tempo medio di durata del ciclo di vendita e questo dovrebbe essere un parametro di riferimento.
Se una opportunità arriva vicina alla data di chiusura, deve essere rivalutata e riprogrammata posticipandola.
Quando questo avviene per due-tre volte, probabilmente l'opportunità va chiusa senza successo.
La fase di vendita
Esistono almeno tre modelli di vendita in commercio che aiutano ad identificare i momenti più significativi del ciclo di vendita.
Indipendentemente da quale modelli si preferisca, alcune fasi esistono sempre: chiusa positivamente, chiusa negativamente, la quotazione economica e la fase iniziale di apertura, quest'ultima utile per aprire le opportunità embrionali.
L'ammontare
Malgrado l'obiettivo di ogni commerciale sia di vendere, l'ammontare è un dato che nelle prime fasi non è sempre noto.
Questa banalità nasconde un concetto molto importante: è fondamentale tracciare tutte le opportunità, anche quelle in fase embrionali, ancor prima che venga fatta una quotazione o che si conosca il budget del cliente
La pipeline è un modello visuale che rappresenta tutte le opportunità raggruppate per fasi, di solito rappresentate da un imbuto con in alto le prime fasi e in basso quelle di prossima chiusura.
Il forecast sulle opportunità è fattibile se si utilizzano i quattro parametri di cui sopra, eventualmente per quantità e valore, oltre che per famiglie di prodotto.
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